Offres d'emploi
Un.e Assistant fonctionnel GED Any
L’Université de Montpellier Paul-Valéry (UPVM) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.
Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.
Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.
Informations complémentaires
Contexte du recrutement
Dans le cadre du schémas directeur du numérique l'université et de son action "développer progressivement une e-administration", l'établissement a déployée une GED comportant différents versants.
a) La constitution d'une archive institutionnelle numérique regroupant les actes réglementaires (Unilatéraux et multilatéraux), les documents méthodes (Procédures; Circulaires; Directives; Instructions; ...); ou documents de référence (utiles au plsu grand nombre)
b) le déploiement de processus guidés dans un principe de réduction des risques (diffusion; organisationnel; continuité de service; traçabilité) et de simplifications. Dans ce cadre plusieurs processus guidés ont étés livrés (Sécurisation juridiques des conventions; domaine RH : TT; promotions; formation du personnel; gestion des conseils centraux), d'autres sont en cours de parémétrage et d'analyse du cadrage fonctionnel.
Missions
Sous la responsabilité et le pilotage du chargé de mission fonctionnel de la GED, déployée à l’université de Montpellier Paul-Valéry, l’assistant·e fonctionnel·le GED Any assure le suivi de l’outils applicatif ANY (GED), intervient dans le paramétrage fonctionnel en lien avec la DSIN.
Il assiste les utilisateurs de l’UMPV dans l’appropriation de l’outil (Guides, formations) ou la résolution des incidents liés à l’utilisation.
Missions
- Aide et accompagne les utilisateurs dans toutes les phases : paramétrage et test ; gestion courante.
- Enregistre et prend à charge les incidents de premier niveau (Assistance fonctionnelle). Assure le suivi du traitement et informe les utilisateurs
- Conçoit et met à jour les guides utilisateurs.
- Développe les actions de formation et d’accompagnement des utilisateurs, conçoit des supports de formation, facilite la conduite du changement
- Participe à l’organisation et au suivi du déploiement des nouvelles fonctionnalités de l’applications (en particulier Worflows) en appui du responsable technique de la DSIN
- En lien avec le responsable technique de la DSIN, participe au paramétrage fonctionnel de la GED (correctifs et/ou évolutions)
- Réalise des jeux de test à chaque changement de version ou de livraison de workflow
- Assure une veille sur les évolutions des fonctionnalités du produit (Nouvelles version) et leur impact sur le paramétrage fonctionnel et technique en vue de l’amélioration des solutions déployées
- Pré-qualifie les dysfonctionnements et récence les améliorations fonctionnelles
- Identifie et structure les demandes d’évolutions de la solution communiquées à l’éditeur
- Prépare et organise les réunions
- Met à jour différents référentiels de données, organisationnelles, techniques et fonctionnelles
- Assure le reporting des activités aux chefs de projet fonctionnel et technique
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Statut général de la fonction publique
- Organisation du système éducatif et de l’enseignement supérieur et des universités
- Chartes d’utilisation des systèmes d’information et guides de bonnes pratiques
- Techniques de paramétrage fonctionnel
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Pour gérer de manière fiable et efficace les demandes des utilisateurs, l’Assistant fonctionnel doit rapidement disposer d’une connaissance approfondie de l’application de GED ANY déployée à l’UPVM.
- Pratiquer le langage Java débutant dans le cadre du paramétrage de la solution
- Maîtriser les outils bureautiques
- Respecter une procédure
- Écouter et questionner
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Gérer les situations urgentes
- Travailler en équipe (Chef de projet fonctionnel et technique, responsable technique, équipes projets domaines fonctionnels multiples dans le cas d’un projet de dématérialisation de processus)
- Appliquer les techniques de déploiement et de mise à jour ou à niveau des applications informatiques
- Rédiger des dossiers d’analyse, des brochures et notes techniques, de la documentation administrateur et utilisateur
SAVOIRS ÊTRE
- Capacité d’adaptation
- Sens de l’organisation
- Réactivité
- Rigueur / Fiabilité
- Capacité d’écoute
- Sens relationnel
- Autonomie / Confiance en soi
- Esprit d’initiative
- Sens de l’analyse et esprit de synthèse
Pièces à joindre au dossier de candidature
CV, lettre de motivation
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Une expérience similaire d'assistant fonctionnel sur des outils métiers, une connaissance d'outils de gestion électronique de documents ou une formation en documentation serait un plus.
Rémunération
Pour les personnels contractuels par référence à la grille de rémunération de l’université soit entre 1855€ brut mensuel et 1919€ brut mensuel en fonction de l’expérience acquise sur des fonctions similaires.