Offres d'emploi
Un.e Gestionnaire administratif·ve
L’Université Paul-Valéry Montpellier 3 (UPVM3) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.
Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.
Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.
Informations complémentaires
Contexte du recrutement
L'Université du Tiers Temps est un service inter universitaire, administrativement rattaché à l'Université Paul-Valéry Montpellier 3.
Elle organise des conférences et propose des formations non diplômantes, ouvertes à tous. Elle accueille plus de 2000 étudiants chaque année.
Le poste vise à assister la responsable administrative dans la gestion de l'UTT et à travailler en binôme avec un autre gestionnaire administratif.
Missions
Missions non télé travaillables :
Exécuter des actes administratifs, de secrétariat, de gestion financière, de logistique et d’accueil dans le domaine de la formation non diplômante :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants, les échanges courriels, les newsletters
- Inscrire les étudiants : accueil, saisie, archivage
- Assister les enseignants et conférenciers pour la mise en place et le démarrage des outils (ordinateurs, vidéo projecteur, visio conférence,…)
- Réaliser des opérations de gestion administrative et financière ( bons de commande) sur un logiciel propre à la structure et sur les outils utilisés par l’Université
- Mettre à jour la base de données dédiée à la gestion (administrative, financière, ressources humaines)
- Assurer les échanges avec les intervenants et prestataires extérieurs
- Concevoir ou rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, courriels, rapports, comptes rendus, certificats administratifs, offre de formation)
- Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs externes, ou internes
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
- Réceptionner, traiter et assurer la traçabilité du courrier
- Saisir des données , classer et archiver des documents
- Assurer le contrôle des cartes d’étudiants en début de cours ou conférences
- Assurer les veilles des modes opératoires
- En cas de nouveau recrutement, assister le nouveau gestionnaire administratif dans ses prises de fonctions
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
Environnement professionnel universitaire
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques de communication
- Technique d'élaboration de documents et tableaux
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
Utiliser les logiciels spécifiques: Sifac, Pack office
- Expression orale et écrite
- Accueillir et prendre des messages
- Rédiger des courriels, rapports, documents, tableaux
- Enregistrer et classer des documents
SAVOIRS ÊTRE
Sens de l'organisation et de l'anticipation
- Travailler en équipe et rendre compte
- Savoir gérer les périodes d'accroissement d'activité
- Adaptabilité
- Réactivité
- Sens de l'écoute
- Sens relationnel
- Autonomie
- savoir respecter les échéances
Pièces à joindre au dossier de candidature
Cv, lettre de motivation et lettre de recommandation le cas échéant
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Diplôme minimum : baccalauréat +2
Expériences souhaitées : domaines de l'accueil, du secrétariat, de la gestion administrative
Rémunération
Pour les personnels contractuels par référence à la grille de rémunération de l’université soit entre 1820 brut mensuel et 1850 brut mensuel en fonction de l’expérience acquise sur des fonctions similaires.