Offres d'emploi
Un·e responsable du service des inscriptions administratives
L’Université Paul-Valéry Montpellier 3 (UPVM3) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.
Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.
Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.
Informations complémentaires
Contexte du recrutement
La Direction des Études et de la Scolarité (DES), composée de 29 agents, est sous la double responsabilité de la Directrice Générale des Services et du Vice-Président du CEVU. La Direction des Études et de la Scolarité est composée de 2 pôles chargés de la mise en œuvre et du bon fonctionnement des formations proposées par l’université à ses quelque 22 000 étudiants et d'un service d'accueil des étudiants en situation de handicap. Elle travaille en étroite collaboration avec les services ministériels pour la gestion des procédures d’accréditation, et avec les composantes pour la mise en œuvre de l’offre de formation et le suivi individuel des étudiants.
Au sein de la Direction, les services assurent les missions transversales et de logistique communes à l’ensemble des filières, depuis l’inscription des étudiants jusqu’à la délivrance des diplômes
Missions
La·le responsable du service des inscriptions administratives coordonne l’accueil et l’ensemble des inscriptions administratives en présentiel et à distance du centre de gestion Montpellier (environ 19 000 étudiants). À ce titre, elle·il encadre l’équipe du service et supervise la régie de recette associée.
Mission 1 : Assurer l'encadrement hiérarchique, l'animation et la formation de l'équipe du service (5 agents).
- Assurer l'encadrement des personnels du service et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative, participer à leur montée en compétences.
- Accompagner les nouveaux agents dans leur prise de fonction.
- Mobiliser et coordonner les moyens humains et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs du service.
- Réaliser les tableaux de bord du service, identifier les indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques.
Mission 2 : Coordonner l’organisation et assurer le suivi du bon déroulement des campagnes d’inscriptions administratives.
- Coordonner l’accueil physique et électronique des usagers en lien avec les inscriptions administratives.
- Établir, en lien avec la direction, les calendriers et tous les documents nécessaires à l’inscription.
- Coordonner l’organisation des chaines d’inscription en définissant les besoins et moyens nécessaires (matériels, locaux, vacations, etc.).
- Procéder au recrutement, à la formation et à l’encadrement des vacataires de la chaine d’inscription (environ 30 vacataires/an).
- Assurer le suivi du bon déroulement des campagnes d’inscriptions administratives.
- Superviser la régie des recettes du service.
Mission 3 : Participer à la mise en qualité des données de scolarité et à l'amélioration des processus dans le domaine des inscriptions administratives.
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
- Participer à la modernisation du service et à la simplification des procédures.
- Assurer la circulation de l'information (ascendante et descendante), communiquer avec les composantes, les services de l'université et les partenaires extérieurs.
- Participer aux réunions Effiscol.
- Assurer le traitement des anomalies SISE pour le centre de gestion Montpellier.
- Se tenir informer de la réglementation dans le domaine de la scolarité, s’en porter garant et l’actualiser.
Mission 4 : Superviser les campagnes de césures.
- Mettre à jour les documents de la campagne de césure.
- Coordonner la collecte des dossiers de césure en lien avec les composantes et assurer la présentation des dossiers en commission.
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
Organisation de l'enseignement supérieur
Connaissance de la réglementation relative à la scolarité- Techniques de management
Conduite de projet
Techniques de communication et d’élaboration de document
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
Conduire des entretiens, encadrer, animer une équipe
Savoir coordonner une activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Réaliser et mettre en œuvre des procédures et des règles
Maitriser les logiciels spécifiques au domaine d'activité
SAVOIRS ÊTRE
Sens de l'organisation
Très bon sens relationnel
Rigueur/ Fiabilité
Force de proposition
Pièces à joindre au dossier de candidature
CV, lettre de motivation et lettre de recommandation le cas échéant
Pour les personnels titulaires merci de joindre les deux derniers comptes-rendu d'entretien professionnel.
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Expérience dans l'enseignement supérieur souhaitable.
Rémunération
Pour les personnels titulaires, par référence aux grilles de rémunération de la catégorie B.
Pour les personnels contractuels par référence à la grille de rémunération de l’université soit entre 1855 € brut mensuel et 1919 € brut mensuel en fonction de l’expérience acquise sur des fonctions similaires.