Offres d'emploi
Un.e Responsable du pôle planification et formation
L’Université Paul-Valéry Montpellier 3 (UPVM3) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.
Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UPVM poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.
Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.
Informations complémentaires
Contexte du recrutement
La cellule ADE rattachée à la Présidence – Direction Générale des Services a deux grandes missions principales mais complémentaires à savoir l’accompagnement et la formation des composantes, directions et services dans le cadre des emplois du temps des étudiants, des enseignants et des activités hors enseignement d’une part et d’autre part le contrôle et le pilotage des ressources mises à disposition (offre de formation, ressources humaines et salles).
Le poste à pouvoir se situe au Pôle Planification - Formation.
Missions
Mission 1 : Planification - Coordination et Suivi
Planification
En fonction du calendrier universitaire, des contraintes de locaux, des effectifs étudiants et des impératifs propres à chaque formation :
- Collecter, analyser les demandes des salles centrales
- Réaliser le projet prévisionnel de planning d’occupation des amphis
- Gérer (analyse décision) des autres salles centrales
- Gérer et planifier les grilles personnalisées des formations
- Organiser la planification des examens gérés par la DES (pré réservation, planification examens dans ADE)
- Remplacer à titre exceptionnel les gestionnaires de salles en cas de longue absence
- Gérer et planifier des grands évènements cibles (pré-rentrée,…)
Coordination et suivi
- Co-animer l’équipe « Référents ADE »
- Suivre l’organisation des planifications des activités hors enseignement
- Assurer une circulation fluide des informations auprès des composantes, directions et services concernés par le logiciel ADE
Mission 2 : Formation et Communication
- Participer à la formation des nouveaux personnels sur le logiciel
- Former à titre individuel les agents en demande
- Organiser des ateliers de renforcement sur des thématiques cibles
- Assister et conseiller auprès des utilisateurs de l’application ADE
- Mettre en place et développer des process de planification de l’ensemble des services concernés
- développer des actions de communication en faveur des étudiants
- Assurer la gestion des pages du site internet – Intranet en lien avec le logiciel ADE
Mission 3 : Aide au Pilotage de l’activité
- Participer aux réunions du service et à d’autres réunions selon les thématiques
- Etablir le suivi du logiciel ADE
- Participer au développement du logiciel
- Participer au planning prévisionnel par année de formation
- Gérer les éventuels ajouts, modifications tout au long du semestre des ressources principales en termes de planification (Offre de Formation, Enseignants, Salles)
- Collaborer étroitement avec le pôle contrôle et qualité des données de la Cellule ADE
- Participer à l'élaboration du calendrier prévisionnel opérationnel de gestion des activités dans ADE
- Participer à l’optimisation de la gestion des salles dans ADE
- Participer à la réalisation du bilan du service
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur
- Connaissance de l’organisation de l’établissement et son fonctionnement
- Connaissance des règles en matière de scolarité et de formation
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Connaitre les bases du logiciel ADE
- Utiliser le logiciel APOGEE
- Utiliser les outils de bureautique
- Utiliser les rapports Business Objects
- Respecter les procédures de la scolarité
- Savoir s'organiser et prioriser
- Avoir des aptitudes à accompagner le changement
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d’information
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Travailler en équipe et en relation partenariale
- Prendre et rédiger des notes, documents de tout ordre
- Animer une équipe
- Posséder des capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction
- Savoir gérer son activité dans un calendrier
- Savoir travailler en équipe
SAVOIRS ÊTRE
- Rigueur et fiabilité
- Sens de l’organisation
- Réactivité
- Capacité à gérer le stress
- Créativité
- Force de propositions
- Capacité relationnelles, d'écoute et de dialogue
- Capacité de conviction
- Rigueur et sens des responsabilités
- Discrétion professionnelle
Pièces à joindre au dossier de candidature
CV lettre de motivation et lettre de recommandation le cas échéant
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Une expérience en tant que gestionnaire de scolarité ou une expérience au sein d'un EPSCP.
Rémunération
Pour les personnels contractuels par référence à la grille de rémunération de l’université soit entre 1855 € brut mensuel et 1919 e brut mensuel en fonction de l’expérience acquise sur des fonctions similaires.