Offres d'emploi
Gestionnaire de scolarité UFR4
L’Université de Montpellier Paul-Valéry (UMPV) est une université des Humanités : Lettres, Langues, Arts, Sciences Humaines et Sociales. Plus de 22 000 étudiants sont inscrits de la licence au doctorat et 240 diplômes en lien avec les besoins socio-économiques y sont préparés.
Héritière de la Faculté des Arts fondée au Moyen Age, l’UMPV poursuit avec dynamisme cette longue tradition académique tout en sachant continuellement se transformer pour s’adapter et répondre aux grandes mutations de nos sociétés.
Université citoyenne et durable, dont le site principal est installé sur un campus arboré de plus de 10 hectares labellisé Patrimoine du XXe siècle, elle est dotée d’équipements pédagogiques exceptionnels, tels le Musée des Moulages classé, le Théâtre La Vignette « scène conventionnée pour l’émergence et la diversité », le Learning center ATRIUM conçu comme un lieu de savoir vivant, modernisant la fonction de bibliothèque universitaire et les services aux étudiants.
Informations complémentaires
Contexte du recrutement
L’UFR 4/Faculté des Sciences Sociales, des Organisations et des Institutions est un pôle de formation et de recherche au sein de l’Université Paul-Valéry. L'UFR4 propose un cursus attractif Licence-Master-Doctorat, dans un environnement interculturel et international, soutenu par un réseau de partenaires très présent.
Le ou la gestionnaire assure les différentes opérations liées à la gestion de la scolarité et au secrétariat pédagogique de la 1ère année d’études de la licence AES et de la licence Sciences Sociales.
Missions
Mission 1 : Assurer l'accueil, l’orientation et l’information des usagers et des enseignants.
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et messagerie électronique, ainsi que l’orientation des usagers et des personnels enseignants –chercheurs, enseignants et chargés d’enseignement
- Gérer et diffuser les informations en interne y compris par messagerie électronique et support multimédia (site WEB, affichage dynamique),
- Assurer l’édition des plaquettes d’information
Mission 2 : Assurer les actes de gestion et de suivi de la scolarité des étudiants
- Effectuer les inscriptions pédagogiques, les modifications et le suivi des situations individuelles,
- Effectuer les validations d’enseignements sous la responsabilité des enseignants responsables
- Procéder à la saisie des notes,
- Assurer la délivrance d’attestations diverses
- Procéder à l’archivage des divers documents et dossiers
Mission 3 : Assurer l’organisation des différentes phases de la scolarité
- Assurer l’organisation des examens : mise en place, modalités, liste d’émargement et planning des surveillances
- Préparer les travaux relatifs aux jurys et participer à la délibération des jurys,
- Participer aux missions administratives relatives au recrutement des étudiants (Parcousup, eCandidat, ),
- Participer à l’élaboration et au suivi des emplois du temps de l'ensemble des étapes, gérer les plannings sur le logiciel dédié (ADE campus)
Mission 4 : Assurer la communication liée à la valorisation des cursus
- Gérer et diffuser les informations en externe au niveau de l’université et des établissements et/ou universités partenaires
- Participer à l’organisation des journées portes ouvertes de l’UFR, du Salon de l’enseignement supérieur et de la recherche et autres manifestations de communication
Mission 5 : Assurer les missions complémentaires
Participer avec les autres membres de l’équipe administrative et technique aux opérations contribuant au bon fonctionnement de l’UFR,
Soutenir l’activité de l’équipe administrative en période de pics d’activité
CONNAISSANCES ET SAVOIRS
- Connaître l’organisation, activité et mode de fonctionnement de l'établissement et de l'UFR
- Connaître les techniques de secrétariat et / ou de gestion administrative
- Connaître la réglementation du domaine de la scolarité y compris droit des examens
- Connaître l’environnement et réseaux professionnels
- Connaître les techniques de communication et la culture internet
SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS
- Savoir utiliser les outils et logiciels bureautiques (Word, Excel…) et spécifiques à l’activité(APOGEE, ADE Campus, ParcoursSup, e-candidat, BO),
- Savoir gérer son activité dans un calendrier
- Savoir rédiger des rapports ou des documents
- Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir rendre compte
- Savoir accueillir et prendre des messages
- Savoir travailler en équipe
SAVOIRS ÊTRE
- Se montrer rigoureux et fiable
- Avoir le sens de l’organisation et de l’initiative
- Etre réactif
- Faire preuve de sens relationnel et de maîtrise de soi,
- Avoir le sens de la hiérarchie
Pièces à joindre au dossier de candidature
CV et lettre de motivation
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Débutant accepté.
Formation assurée par l'agent actuellement en poste.
Rémunération
Par référence à la grille de rémunération de l’université soit entre 1823€ brut mensuel et 1850 € brut mensuel en fonction de l’expérience acquise sur des fonctions similaires et dans une catégorie d'emploi équivalente.
- de 0 à 6 ans, estimation du montant brut mensuel 1823 €
- plus de 6 ans, estimation du montant brut mensuel 1850 €